Como
organizar correctamente tu empresa
Una
empresa mal estructurada es sinónimo de caos y falta de eficiencia. Evite que
esto le suceda a su negocio.
Los
dueños de empresas pequeñas tienen un trabajo muy desafiante. Muchos
propietarios se deciden por una industria porque se ajusta a su pasión o a algo
en lo que son buenos. Lo que muchos emprendedores no comprenden es que se necesita
mucho más que ser bueno en una industria en particular para llevar adelante un
negocio.
La
mayor parte del tiempo, los dueños de pymes necesitan cumplir muchos roles:
visionario, desarrollo de productos, publicista, contable, secretario, conserje
y más. Es por esto que el sentirse abrumado es algo que puede ocurrir en
cualquier momento.
La
mayoría de las empresas que no son rentables experimentan problemas serios en
la forma cómo organizan el trabajo diario. Esto se puede observar en negocios
donde los trabajadores asumen tareas que no les competen, o bien, nadie sabe
que es lo que tiene que hacer.
Se
entiende por organización el proceso de ordenar y distribuir el trabajo, la
autoridad y los recursos entre los miembros de un organismo, de tal manera que
estos puedan alcanzar los objetivos de mejor manera. Por ello, una buena
organización en la empresa es fundamental para conseguir las metas propuestas.
Estos son algunos pasos para lograrlo:
1. Tener claro los objetivos. El primer
paso para darle una estructura a su empresa es tener bien definidas la misión,
visión y objetivos a alcanzar y comunicarlos correctamente al resto de sus
miembros. Deben se sencillas, entendibles y fáciles de memorizar. Una vez
claros estos aspectos, se podrá definir qué funciones o tareas son claves para
lograr los objetivos propuestos.
2. Tener claros los recursos de la empresa.
El segundo paso consiste en examinar a sus trabajadores: ver cuántos y quiénes
son, si está empezando, ver cuantos necesita y cuales son sus capacidades y
talentos. También deberá tener claras las herramientas con las que cuenta su
empresa para lograr sus resultados, para así minimizar sus costos.
3. Haga una lista con las actividades a
realizar. Una vez claros los objetivos a alcanzar y los recursos, haga una
lista de las actividades o tareas de la empresa. Defina cuáles son prioritarias
y cuáles dependen de otras, así como cuántas personas son necesarias para
ejecutar cada actividad. Por ejemplo, si se trata de una empresa de delivery,
deberá apuntar las tareas necesarias para un buen servicio, como recepción de
llamados, despacho de los productos, servicio post-venta, etc. Lo importante es
que no quede ninguna tarea fuera. Puede consultar a otros empresarios del rubro
para ver cómo ha estructurado su negocio y tener una idea al respecto.
4. Divida estas actividades en unidades.
Especifique en que consisten, cuánto tiempo se necesita para ejecutarlas y
cuáles son los objetivos de cada una, en concordancia con las metas finales de
la empresa.
5. Asigne cada actividad a la persona idónea.
Elija a la persona que podría ejecutar de mejor forma cada tares, según sus
habilidades, conocimientos y motivaciones. Escoger a la persona correcta es
fundamental para lograr los resultados esperados, por lo que no se apresure en
hacerlo. Asegúrese de que sus empleados han comprendido perfectamente lo que se
les pide y están de acuerdo.
6.- Elija al líder. En las empresas, es
necesario tener una persona a la cabeza de todo. Si la empresa es pequeña y
tiene pocos empleados, podrán ser dirigidos por un solo jefe, pero si va
aumentando el número de trabajadores, tendrá que pensarse en mandos
intermedios.
7. Mantenga al día la organización de la
empresa. Esté atento a los cambios. Con el tiempo, la actual organización
de la empresa puede ser inadecuada por las condiciones internas o cambios
externos. Renueve su empresa según sus necesidades.
8.- Desarrolla un equipo
Incluso
el dueño más organizado necesita ayuda. Esa ayuda puede venir en la forma de
empleados u otro tipo de ayuda subcontratada. No puedes ser un experto en todo
y si lo intentas perderás el foco de por qué empezaste ese negocio en primer
lugar. Asegúrate de que tienes un equipo de personas con conocimientos que te
ayuden a administrar la empresa, por lo tanto vale la pena el gasto de hacerlo
bien desde el comienzo.
Si
no estás seguro de como comprender que es lo que necesitas, comienza haciendo
una lista de las actividades que:
No
quieres hacer
No
sabes cómo hacer
Sabes
cómo hacer pero no tienes el tiempo para hacerlo
9.- Documenta tus procesos
Los
negocios pequeños pueden convertirse en grandes negocios a veces. Ford y Apple
comenzaron como negocios pequeños. Asegúrate de que estas preparado ante
cualquier crecimiento que tu negocie experimente.
Revisa
los procesos y procedimientos que cada uno en tu organización lleva a cabo y
documéntalos. Esto te ayudara a:
Ser
capaz de ver cualquier brecha o mejora en las áreas que necesiten ser tomadas
en cuenta. Además contar con procedimientos documentados garantiza consistencia
en las políticas.
Tener
la habilidad de manejar la situación cuando alguien se vaya.
Poder
entrenar a las personas para fortalecer la empresa.
Hacer
crecer el valor del negocio. ¿Sabías que la mayoría de los inversores de
negocios no quieren comprar una empresa si toda la información está en la
cabeza del dueño? Si cuentas con sistemas solidos bien documentados, aumentas
significativamente el valor de tu negocio.
10.-
Cuídate a ti mismo
Es
fácil sentirse consumido cuando tienes un negocio que sacar adelante. Asegúrate
de que dejas un tiempo para ti mismo. Los empresarios más exitosos se aseguran
de tomar vacaciones y tiempo para recargar las baterías.
Es
verdad que todos los dueños de negocios tienen mucho que hacer y la lista nunca
termina. Sin embargo ¿sientes que las cosas se estancan? ¿Es la producción la
misma o está creciendo?
Si
no das a tu cerebro y cuerpo el tiempo para recargarse, las cosas que hagas no
serán todo lo bueno que podrían ser. Dar a la mente el tiempo de enfocarse en
una forma distinta energiza e inspira.
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